印鑑登録 INKAN REGISTRATION

印鑑登録は、住民登録した居住地の市区町村(市役所・区役所など)でおこないます。
登録した印鑑を一般的に「実印」と呼びます。
印鑑を登録すると、その印鑑の持ち主を証明する書類として「印鑑証明書」が発行されます。印鑑証明書は、書類に捺印された印鑑が間違いなく本人のものであることの証明および捺印者の証明となるもので、主に法人・不動産の登記、公正証書作成、重要な契約書や委任状などに押した印鑑と押印者を証明するために使用されます。

In Japan, Inkan, imprint of seal, can be often used as the stamp of authentication or confirmation.
If you are a resident in Japan and Residence card holder, you can register your own Inkan at the city/ward office of your residence address. Those who register their own Inkan can receive Inkan-shoumei-sho, Inkan Certificate, at the city/ward office. Inkan Certificate is to confirm whether the imprint of seal on the documents is surly the person’s registered inkan and to certify the holder/registrant of the inkan.

登録できる印鑑は、おおよそ以下のとおりです。ただし、市区町村によって異なる場合がございますので、必ず市区町村窓口にご確認ください。
一般的には、直径16.5~18mmの円形で、日本人男性であればフルネーム、日本人女性の場合は名のみ、外国人の場合はカタカナで姓が記載されている印鑑が多いようです。

There are some rules of Inkan to be registered. The rule may be different depending on the city/ward, so you should confirm them what inkan can be registered at the city/ward office.
Generally, the most popular inkan would be round shape with a diameter of 16.5 – 18mm, full name in case of Japanese male, first name only in case of Japanese female, sirname in Katakana in case of non-Japanese.

登録できる印鑑

  • 大きさ:1辺が8~25mmの正方形に収まること。形に制限はない。
  • 印鑑に使用できる文字:住民登録された氏名、姓のみ、名のみ、姓に名の略字を組み合わせたものなど。

Inkan to be registered

  • Size: within a square with sides 8mm – 25mm. No limitation for the shape.
  • Letters: registered full name, first name, sir name, or combination of sir name and an abbreviation of first name.

一般的に、外国人の場合はアルファベットもしくは住民登録の際に登録したカタカナ表記が文字として使用できます。アルファベットとカタカナの組み合わせはできません。

In case of you are a foreign national, generally, you can use your name in alphabet or your katakana name in the registry of resident registration. You cannot use the combination of alphabet and katakana.

登録できない印鑑

  • ゴムなどの変形しやすい材質で作られたもの
  • 規格外のもの
  • 印影が不鮮明なもの
  • 外枠がないもの
  • 極端に図案化したものや、本人の氏名と認め難いもの
  • 生年月日など、氏名以外の文字を付記したもの
  • 他人がすでに登録しているもの

Inkan not to be registered

  • Made of rubber or materials which can change the shape easily.
  • Nonstandard sizes of Inkan.
  • Blurred imprint.
  • Imprint without a rim/border.
  • Extremely designed and/or hardly recognized as the person’s name.
  • Including letters other than the person’s name (e.g. date of birth etc.).
  • Inkan which is already registered by other person.

【1】印鑑の登録 Inkan Registration

印鑑の登録申請は,住民登録している市区町村窓口へ直接本人が出頭し,申請します。当日登録が完了し、即日印鑑証明書を受け取ることが可能です。

[持っていくもの]

  • 登録するハンコ
  • 身分証明書(運転免許証、住基カード、在留カードなど)
  • 登録費用(料金は市区町村で異なります。1件につき0~200円程度。)

In order to register your Inkan, you need to go to the city/ward office where you have registered your residence address and apply for the registration in person. The registration is completed on the same day of application and you can receive the Inkan Certificate after that.

[What to bring]

  • Hanko/Seal to be registered.
  • ID such as Driver’s License, Ju-ki Card or Zairyu Card (Residence Card).
  • Registration fee (the amount varies depending on the city/ward office, generally about 0yen – 200yen per registration.)

【2】印鑑証明書の交付 Issue of Inkan Certificate

市区町村窓口にて申請、交付されます。印鑑証明書は申請したその日に交付されます。判子を持参する必要はありません。

[持っていくもの]

  • 印鑑カード(印鑑登録証)
  • 身分証明書(運転免許証、住基カード、在留カードなど)
  • 交付手数料(料金は市区町村で異なります。1件につき300円程度。)

You can receive Inkan Certificate at the city/ward office on the same day of application. No need to bring your registered hanko.

[What to bring]

  • Inkan Card (Inkan Touroku-sho)
  • ID such as Driver’s license, Ju-ki Card or Zairyu Card (Residence Card).
  • Issuance fee (the amount varies depending on the city/ward, generally about 300yen per a copy).

【3】印鑑証明書に記載されている事項

印鑑証明書には以下の事項が記載されています。

  • 印鑑(実印の印影)
  • 登録番号・登録年月日
  • 氏名
  • 生年月目
  • 住所
  • 性別

印鑑証明書の様式は市区町村によって異なるため、上記記載事項が異なる場合がございます。
証明書に有効期限はございませんが、官公庁および公式な手続きには提出日の3ヶ月以内に交付されたものを求められます。

The following information is stated in Inkan Certificate.

  • Inkan (imprint of the seal)
  • Registration number and date of registration
  • Name in full
  • Date of birth
  • Registered residence address
  • Gender

The format of Inkan Certificate varies depending on the city/ward.
Inkan Certificate has no date of expiry. However, in most of the case, you are required to provide the Certificate issued within 3 months.  

(平成29年10月更新)

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